Tutorial

Control diario de Combustible y Conciliación Mensual

El presente tutorial está dirigido a todas las bases de transportes con SGCF, que  tiene que hacer conciliación diaria y mensual del combustible apoyándose en los documentos establecidos para ello: Resolución 53-08 del MITRANS, P-50502-06, P-50502-01 y P-50502-12.

 

Ulises Chirino

Esp. Ulises Chirino Dominguez 

Departamento de Supervisión

Dirección Nacional de Gestión y Control de Flota

Ministerio de Transporte (Organismo Central)

 

CONTROLES DIARIOS DE COMBUSTIBLE (ANEXO1 DEL PROCEDIMIENTO 12), CONCILIACIÓN MENSUAL (ANEXO2 DEL PROCEDIEMTO 12).

DSGCF[Mayo 2016]

Introducción.

El presente tutorial está dirigido a todas las bases de transportes con SGCF, que  tiene que hacer conciliación diaria y mensual del combustible apoyándose en los documentos establecidos para ello: Resolución 53-08 del MITRANS, P-50502-06, P-50502-01 y P-50502-12.

El 22 de diciembre del 2005, en la clausura del 6to Período de Sesiones de la Asamblea Nacional del Poder Popular, el Comandante en Jefe explicó que como solución al ahorro y al enfrentamiento a la corrupción, los procesos de transportación automotor, se empezaban a emplear de forma experimental en el país los dispositivos para la Localización  Automática de Vehículos como una herramienta eficaz para reducir el consumo de combustibles y lubricantes, así como para dar seguridad a las cargas y pasajeros que se transportan.

El problema que da pie al trabajo es que existen deficiencias en muchas bases con SGCF a la hora de hacer la conciliación de combustible. ¿Cómo hacer el control diario de combustible y la conciliación mensual?

Utilidad Práctica.

Sirve de Guía Metodológica para la ejecución diaria y cierre de mes en las bases con SGCF instalado .Se explica mediante diferentes condiciones que se dan en las bases de transporte después de 10 años de implantación del sistema. Y para la revisión de la información por parte de los GPSGCF  y CDS que tienen que entregar a la DSGCF los ahorros generados por el SGCF.

En la actualidad mayo de 2016 existen un total de 492 bases de transporte con el SGCF, con un total de  21 180 CaB montados. Donde cada medio con CaB le ahorra al país entre 8 y 9 litros diarios de combustible.

Antecedentes.

Cada base de transporte para su certificación de las condiciones previas a la introducción del SGCF, debe preparar a su personal mediante el Curso de Habilitación de técnicos, a sus directivos mediante el curso de Directivos, en estos cursos de preparación esta el tema de la conciliación diaria y mensual del combustible, aspecto este que debe ser un tema de auto-preparación del personal de la base de transporte, por la importancia que esto representa para nuestro país en el ahorro de combustible.

Dentro de los temas de auto-preparación se encuentran.

  1. Elementos que intervienen en las fluctuaciones del índice de consumo real de los vehiculos referente al índice de consumo plan.
  2. Calculo de la desviación del índice de consumo y normativas relacionadas con el tema para los vehiculos administrativos  productivos y de apoyo a la producción.
  3. Documentos normativos y regulatorios para el control diario de combustible y conciliación mensual.P-50502-12.
  4. Documentos normativos y regulatorios para la determinación de los ahorros.P-5002-6 Y P-50502-12.

Desarrollo.

En el país se han empleado  diversidad de formas para realizar la prueba del litro en las bases de transporte de todo el país. Donde los métodos y formas empleados en mucho de los casos no tienen en cuenta las variables que intervienen en dicha fluctuaciones, como son.

  1. Cambio de chofer
  2. Cambio de los regímenes de trabajo
  3. La carga
  4. El estado técnico del vehículo
  5. El estado del las vías
  6. La geografía
  7. El clima

Cuando las bases comienzan en el SGCF, se propone a los Jefes de Grupos Provinciales poner en las Bases de Datos del Sistema los Índices de Consumo de sus medios, estos índices por lo general no están bien establecidos, ni fundamentados en pruebas o estudios realizados para las condiciones especificas de las entidades.

Las deficiencias más comunes son:

  • Adoptan los índices de consumos dado por los fabricantes o impuestos por sus organismos superiores.
  • La frecuencia de realización de pruebas del litro no son las adecuadas.
  • Las trayectorias tomadas para hacer las pruebas no son las más recomendadas.
  • Las pruebas no comienzan y terminan adecuadamente en donde deben ser.

Del estudio de las deficiencias fundamentales antes expuestas, recomendamos que para determinar el índice de consumo de los vehiculos, debe ser en las condiciones de explotación que se encuentran trabajando, con una frecuencia diaria para saber el comportamiento del mismo y poder tomar las medidas oportunas para su corrección.

Para las bases con SGCF,  la prueba del litro es:

Anexo1 del P12

Al finalizar el mes, la información asentada en el Registro Control Diario del Combustible, sirve de fundamento para la conciliación de combustible que realiza la base según el Procedimiento P-50502-12(ANEXO 2) para la conciliación del combustible y el cálculo de la disminución de su consumo y de los gastos por costos de explotación en las bases con Sistema de Gestión y Control de Flota.

Clasificación del combustible atendiendo a su uso.

Combustible de desplazamiento: Es aquel combustible que el medio utiliza para desplazarse. (El combustible que asigna el sistema para rellenar el tanque de los medios de transportes por los Km  caminados indicados por el sistema).

Combustible tecnológico: Es todo el combustible que no se utiliza para desplazarse (El combustible utilizado en la refrigeración del furgón, el de Izaje, etc.)

Para el  correcto funcionamiento en cuanto a la realización de la conciliación de  combustible en las bases de transporte con Sistema de Gestión y Control de Flota, se deben conocer:

  1. Todos los medios que posean Licencia de Operación del Transporte trabajan a tanque lleno y se abastecen a ciegas para rellenar el depósito.
  1. Abastecimiento a ciega: Acción realizada por el chofer en la pista de combustible, llenando el tanque de combustible del medio sin conocer la cantidad a serviciar.
  1. Chofer: Recibe y entrega el medio, prestando fundamental atención al estado del tanque de combustible.

Tener en cuenta que el tanque no debe estar inclinado, ya que crea bolsas de aire.

Tanque de Comb con AireTanque de Comb

 

 

 

Cuando el chofer abastezca debe cuidar la presión en el llenado, el tanque coge aire y después que se mueve baja el nivel del mismo.

Tanque de Comb con burbujas

Ser celoso en la revisión y control de los salideros, de todo tipo.

Tanque de Comb con Salidero

Tráfico:

Al salir el medio de la base emite la hoja de ruta (entrega al chofer la documentación requerida que respalde la transportación), prestando un carácter especial a la rebaja de los  kilómetros disponibles por lo que indica el GPS. Al llegar el medio a la base obtiene la documentación establecida que respalda la trasportación realizada, revisa la misma. En caso de no entregar la documentación el chofer, no se le habilitara una nueva hoja de ruta. Las hojas de rutas que no se utilizaron se cancelan.

Energético:

Al  llegar el medio a la base el  energético comprueba el estado de llenado del tanque (visualmente), obteniendo del chofer los comprobantes (Chip) emitidos por el punto de abastecimiento fijándose que en los mismos al dorso se encuentre la chapa del vehículo y firmados. Manteniendo actualizado los índices de consumo para el combustible tecnológico así como firmados y con el visto bueno de la dirección de la base.

Técnico de GPS:

Recibe el valor del comprobante (Chip) y la documentación por parte del energético y trafico respectivamente. Los rechaza en caso de no cumplir lo antes expuesto. Descarga la tarjeta Compa Flash y recibe del reporte rápido de la aplicación  Diferido el valor del combustible asignado y de los kilómetros caminados por el sistema, aspecto que puede realizar aunque no exista conectividad en la base. Estos valores debe reflejarlos en las observaciones de la HR.

El Jefe del GCF, de conjunto con Tráfico y el Energético, al finalizar el día llevan el control diario del combustible abastecido a cada medio en el Registro Control Diario del Combustible  y analizan diariamente en el cierre del día con la participación del resto de los directivos su correspondencia con el combustible registrado por la aplicación Movilweb. Las diferencias positivas (cuando el combustible abastecido es inferior al indicado por el Sistema), se consideran como combustible no abastecido. Las diferencias negativas (cuando el combustible abastecido es superior al indicado por el Sistema) deben ser analizadas

La metodología descrita en el P-50502-12, plantea:

Formulas

En los  epígrafes siguientes  del P-50502-12 se plantea:

Cuando el medio presenta fluctuaciones de la desviación del IC plan fuera del intervalo (± 5%) durante 2 meses consecutivos, las cuales correspondan según las evidencias documentales a desviaciones netas del índice de consumo, se presentará al JSPSGCF y GMSGCF la documentación correspondiente (Anexo 1) de los 2 meses para que éste proceda a evaluar el IC en la bases de datos del SGCF. El IC Plan y el IC Real deben estar reflejados en el Anexo 1, los cuales se expresarán con dos lugares decimales.

Al concluir el mes, en las observaciones generales del control diario de combustible se hará un resumen de las causas por las cuales el medio al final del mes termina fuera del intervalo del (±5%) de desviación del índice de consumo plan.

En los días siguientes publicaré otro tutorial explicando con ejemplos reales mucho de lo aqui expuesto.

 

Acerca de Elton Nápoles Núñez

Instructor y Especialista de Aplicaciones Informáticas Dirección Nacional de Gestión y Control de Flota Grupo de Tecnología Ministrerio de Transporte Organismo Central

10 Comments

  1. Faure

    Sería interesante expusieras ejemplos de cuando un combustible pasa de un mes para otro, o como se conecta esto con el plan de transportación de la base y así medir la eficiencia de los indicadores.

    • Hola Faure, (y si eres el Faure del GP de la IJ recibe además un fuerte apretón de manos) el colega Chirino me dio este articulo completo el cual incluye los ejemplos que pides, si no los he publicado ha sido por dos motivos.
      1.- El artículo, aunque genial era muy largo para publicarlo en una sola entrada,
      2.- Estoy intentado darle formato a los anexos de los ejemplos; son tablas y no es nada fácil ponerlas en una entrada, al final voy a tener q convertirlas en imágenes.
      Te prometo que dentro de unos días tendrás publicado los ejemplos que pides. Saludos y muchas gracias por comentar.

  2. Faure

    ok gracias 😉

  3. Angel Acanda Reyes

    Excelente artículo desde el puntos de vista técnico a los cual nos teiene acostumbrado el compañero Ulises. Espero que pueda colgar pronto los ejemplos reales complementarios a los que hace alusíón al cierre de los publicado por el. Mis Respetos, Acanda

  4. militza

    Ulises, agradecida por tu publicación, me fue muy útil. Me gustaría saber donde encontrar otros artículos publicados por ti. Este ABC que presentas en un lenguaja tan asequible a muchos, es muy necesario para todos los que nos han dado la responsabilidad del control del combustible consumido vs kilómetros recorridos en las empresa. Sldos cordiales, Militza

  5. yanuvia

    Como se puede calcular de una mejor forma que sea la mas veridica el indice de consumo tecnologico en el caso de los equipos de transporte que consumen diesel, tienen alguna base de datos para hacerlo de forma mas eficiente o algun calculo que se deba realizar

    • Hola Yanuvia:

      No entiendo muy bien a que te refieres cuando mencionas “una mejor forma que sea la más verídica el índice de consumo tecnológico” pero si me gustaría el recordar que este trabajo no es del técnico de control de flota. Este índice de consumo, según el punto 5 (explicado en la página 11) del anexo 1 del procedimiento 12 en su versión 4 (hmmm… eso sonó a parrafada de abogadillo 😉 bueno, que todo sea en aras de que sepas de que hablo) es suministrado y certificado por el energético de la base y debe de estar firmado por el director de la misma.

      Si lo que deseas es saber el cómo se calcula este índice de consumo, puedo escribir algún artículo al respecto. Pero desde ahora te advierto que no existe ninguna base de datos (como mencionas) asociada a este proceso.

      Saludos y muchas gracias por comentar.

      • yanuvia

        precisamente a eso es lo que me refiero lo que necesito es saber como se calcula este indice para hacerlo de la forma mas correcta posible.

        • Hola Yanuvia:

          Disculpa el retraso de mi respuesta pero tengo unas cuantas cosas retrasadas y muy poco tiempo para atender, como debería, este blog.

          A ver, versión reducida de la respuesta que quisiera darte:

          Primeramente, quiero hacer énfasis en que el hallar el ICplan de los equipos tecnológicos NO ES TAREA DEL DPTO DE CONTROL DE FLOTA. Esto es tarea de los energéticos. Ellos, normalmente se hacen un estudio, poniendo el equipo tecnológico a trabajar en diferentes regímenes de trabajo contra combustible consumido. Luego debería de hallarse el punto medio (promediarse) los datos obtenidos.

          Lo que no me gusta de esta respuesta es que no te estoy dando la BASE LEGAL que respalda estas palabras. Esto me incomoda por que SIEMPRE le digo a mis estudiantes NO HAGAN lo que les DIGAN QUE HAY QUE HACER si no LO QUE ESTÁ ESTABLECIDO que hay que hacer. Es por ello que respaldo SIEMPRE, tanto los controles que realizo a las bases en provincias, como los cursos que imparto, con la base legal que indica lo que debe de hacerse en cada caso.

          Entonces. La base legal, esto es, el documento oficial (ya sea instrucción, indica, resolución, lo que sea) que indique cómo ha de realizarse las acciones necesarias para calcular el ICplan de los equipos tecnológicos, por ahora, te la debo. Pero me despido con la promesa de hacértela llegar.

          Te digo que esta es la versión corta, por que si bien es cierto que este ICplan tec, no es calculado por el técnico de control de flota, no es menos cierto que éste puede llevar a cabo un estudio en el Anexo 1 P-50502-12 v4 que le indique COMO SE ESTÁ COMPORTANDO este valor. Pero para ello tendría que ponerme ha hablarte del llenado de este Anexo y qué hacer para darle un seguimiento a este dato y ahora mismo, por falta de tiempo, no puedo hacerlo (de lo que te he escrito, más esto otro, saldría un bonito post a publicar). Pero no es difícil de imaginar lo que debes de hacer, si te lo piensas con calma.

          Muchas gracias por comentar.
          Saludos, Elton Nápoles.

  6. yanuvia

    Gracias a usted ha sido de gran ayuda sus respuesta espero que me pueda hacer llegar vla base legal ya que de eso precisamente se trata hacer lo que esta establecido y no lo wue otros dicen que hagan porque lo escucharon o porwue alguien lo dijo, no se lo habai dicho antes pero soy esp. energética y es por ello que dedico tiempo para buscar estas cosas en las que aun presento problemas a modo de auto preparación

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